aandacht voor “Cost Drivers”

20 oktober 2016 –In een van mijn huidige opdrachten ben ik met de zogenoemde “Should Costing” aanpak een aantal prijzen van relevante inkoop

producten (met name elektronica & mechatronica) met succes aan het verlagen. Ik merk al langer dat de aandacht voor deze aanpak, waarbij de focus

ligt op het transparant maken van de specifieke “Cost Drivers”, wat naar de achtergrond is geschoven. Jammer, want het is en blijft een heel sterk

hulpmiddel om de discussie over prijzen met een leverancier aan te gaan.

Focus op productkosten

Vanuit inkoop kunnen we dus toegevoegde waarde tonen door dit gereedschap te gebruiken. Vanuit de ontwerpfase is er door de ontwikkelaars en

engineers veel focus op de techniek (de specificatie) en de vaak genoemde “Time To Market”, hierdoor wordt vaak weinig

aandacht besteed aan de product kosten terwijl we allemaal weten dat het grootste deel van de product kosten in deze ontwerpfase worden bepaald.

Voor elektronica onderdelen (bv printed circuit board assemblies) zijn de individuele componenten die op de printplaat worden geplaatst, de “Bill of Material” en de plaatsingskosten (de Added Value) van deze componenten twee belangrijke “Cost Drivers” naast de generieke “Cost Drivers” zoals “overhead” en “marge”.

Inzicht in Cost Drivers

We snappen allemaal dat kosten belangrijk zijn maar we hebben zoveel druk op de planning dat we dat wel later doen….. van uitstel komt helaas vaak afstel. Hoeveel tijd kost het nu echt om bij iedere wijziging of fase in het ontwerp aan de leverancier te vragen om transparantie te geven over de “Cost Drivers” zodat je vinger aan de pols kunt houden of de totale kosten nog wel gaan passen. Er is immers vooraf aan het project wel een business case opgesteld waarin een prijs is meegenomen voor het betreffende inkoop product. Is de business case nog wel rendabel?

Dus ideaal is het indien er vanaf het ontstaan van het product met de leverancier over deze kosten transparantie wordt gesproken. Dit zou dus een selectiecriteria kunnen zijn vooraf start project! Indien dat nu niet het geval is geweest, en dat is dus in veel gevallen zo, dan is de “Should Costing” aanpak een instrument.

Bill of material

Vraag een engineer te helpen om het product uit elkaar te halen en de individuele onderdelen te analyseren om technische zaken zoals materiaal type, gewicht en eventueel productietechniek te bepalen. Hierdoor bouw je dus zelf de “Bill of Material” op en kun je de individuele onderdelen gaan analyseren op de specifieke “Cost Drivers”. Plastic onderdelen bijvoorbeeld, daarvan kun je het type materiaal en het gewicht vrij eenvoudig achterhalen. Met wat google en netwerkchecks kun je prijzen van materialen achterhalen.

De productietechnologie is vaak wat lastiger, echter een inschatting van bijvoorbeeld een spuitgiet proces is met wat creativiteit te doen.

Belangrijk is om de beseffen dat als je een totaal product bv een geassembleerde printplaat gaat inschatten wat het mag kosten dat vele malen moeilijker is dan dat je de individuele componenten gaat inschatten, je zult zien dat je op de kleinere bedragen een veel kleinere foutmarge (absoluut) zult hebben.

Wat ook helpt is om met 2 of 3 personen de prijzen in te schatten, bespreek de verschillen en neem het gemiddelde.

Inschatting van de toegevoegde waarde

Na alle onderdelen komt dan de inschatting van de toegevoegde waarde, bijvoorbeeld hoeveel tijd kost het om de onderdelen op de printplaat te plaatsen, het testen en het verpakken. Ik verwijs dan ook graag naar mijn eerste artikel waarin ik aangaf dat de inkoper een expert dient te worden van zijn eigen scopes. Ben je (nog) niet de expert dan is het tijd om een bezoek te brengen aan de leverancier (samen met de engineer bijvoorbeeld) en kijk wat er precies gebeurd in de productie van, in dit geval, assemblage van elektrische componenten op een printplaat.

Het is in de meeste gevallen niet zo moeilijk om de “Cost Drivers” te ontdekken, de specifieke machines-tools, het aantal operators in de lijn, de complexiteit van de test et cetera. Meet de cyclus tijden van de verschillende processtappen. Machine kosten, afschrijving, operator kosten et cetera zijn te achterhalen.

Overhead & marge

Blijft over de “overhead” & “marge”, ik neem daarvoor altijd vaste percentages gebaseerd op de sector. Kijk ook eens in een jaarverslag, want hierin kun je ook het materiaal, de toegevoegde waarde, overhead en marge veelal terugvinden. Het klinkt misschien gedetailleerd en arbeidsintensief maar in de praktijk valt het echt mee. Met wat samenwerken en creativiteit kun je in een paar dagen een hele betrouwbare “Should Costing” maken van vrijwel elk product en/of dienst. Het doen is de belangrijkste stap.

Een geweldig onderhandelingsinstrument

Eenmaal alles in een spreadsheet heb je een geweldig onderhandelingsinstrument in handen. Vraag de leverancier vooraf om een kosten opsplitsing, toets vervolgens je eigen berekening en ga dan daarna de discussie aan. Door je voorbereiding ben je de expert aan tafel en gaat de gebakken lucht uit het gesprek. Hierdoor ben je in staat om substantiële resultaten te halen.

Belangrijk is om de leverancier zijn marge te gunnen en dat kan ook, want het is een van de echte “Cost Drivers”. Lucht is echter geen “Cost Driver”. Het geeft ook mogelijkheden om desnoods gezamenlijk aan bepaalde “Cost Drivers” te werken om te verlagen (win/win afspraken).

'we krijgen het nog druk zo'

Door de voortdurende druk op de “Time to Market” en de outsourcing trend is mijns inziens de “Should Costing” wat onder het stof gekomen, vroeger hadden veel ontwikkelbedrijven eigen productie en stond men met de stopwatch tijden op te meten om kostprijzen te bepalen. Nu verwacht men een juiste inkoopprijs maar weet men vaak niet meer wat iets mag kosten. Besparingen van >10% zijn geen uitzondering en bij highrunners zal de CEO het niet ontgaan……weer aan tafel….we krijgen het nog druk zo...…

Ik wens u veel toegevoegde waarde en “Should Costing” plezier.

Met Vriendelijke Groet, Roger van der Molen,

VanderMolen Sourcing &  Interim Management